1) Comment commencer efficacement sa journée ?
Les choses sont grandement facilitées quand les gens ont préparé la veille ce qu'ils comptaient faire. Sinon, il y a de fortes chances qu'il y ait une plus ou moins grande perte de temps à l'allumage. Il faut également savoir surfer avec sa vague d'énergie. Cela veut dire concrètement faire la bonne chose au bon moment selon son énergie. Dernier point important : savoir se motiver le matin, trouver les éléments qui vous nous faire avancer positivement.


2) Est-ce que l'efficacité et le désordre sont-ils forcément incompatibles ?
Des personnes désorganisées peuvent être efficaces techniquement mais forcément une grande partie de leurs compétences vont être gâchées. Le désordre entraîne inéluctablement une perte de ressources pour les individus et pour les entreprises. Sans compter une plus grande fatigue et une satisfaction moindre.


3) Quels sont les symptômes d'un manque d'efficacité ?
Ils sont nombreux et variés ! Horaires débordants, perte de contrôle de son emploi du temps, irritabilité, stress, découragement, boîte de messagerie pleine, etc.


4) Quelles sont les mauvaises habitudes les plus "pollueuses" ?
Les demandes de dernière minute faute d'anticipation, la mauvaise gestion des réunions, la confusion entre hyper-réactivité et efficacité. La liste est longue malheureusement !


5) Est-ce que le stress vient en grande partie du manque d'efficacité et d'organisation ?
Une bonne partie, oui ! Quand il y a un meilleur ajustement dans son travail, le stress diminue de manière considérable. C'est spectaculaire : les personnes se sentent rassurées, travaillent mieux, dorment mieux … Un cercle vertueux se met en place.


6) Est-ce que les trois commandements de l'efficacité pourraient être planifier, faire tout de suite et rythmer votre journée ?
Tout à fait mais plutôt dans cet ordre : faire tout de suite, rythmer sa journée et planifier.


7) Comment mesurer l'efficacité ?
Il est possible de mettre en place des indicateurs solides et chiffrables pour la gestion du volume de travail et pour la qualité attendus à un poste. On peut également utiliser des indicateurs d'appréciation plus subjectifs sur le bien-être du collaborateur (nombre d'heures, horaires, fatigue). Mais malheureusement, si les intentions de mettre en place de tels outils sont exprimées par les entreprises, peu d'entre elles les transforment en réels indicateurs.


8) Quelles sont les principales attentes des personnes qui viennent suivre votre programme efficacité personnalisé ?
Elles sont principalement de deux ordres : la recherche de résolution de problèmes et la préparation pour réaliser des défis aussi bien au niveau individuel que collectif. Les personnes se plaignent fréquemment de rencontrer les problèmes récurrents suivants : manquer de temps, courir après les délais, être stressé, faire des erreurs ou des oublis, mal gérer ses informations, emmener à la maison les soucis professionnels, etc. Dans le 2ème cas, les défis sont liés à des phases de changement telles qu'un déménagement, une fusion ou encore un nouveau positionnement des objectifs de travail. Notre rôle est de les accompagner dans ces périodes souvent difficiles avec le moins de pertes possibles et le maximum de succès pour tous.. On peut également ajouter comme attente importante le développement des potentiels.


9) En quoi les ntic (nouvelles technologie de l'information et de la communication) peuvent-elles êtres source d'efficacité ?
Pour être efficace, il faut apprendre non seulement les fonctions bureautiques de tous ces outils (messagerie, agenda électronique, etc) mais surtout comment être efficace avec eux. Il faut "dompter" ces outils pour les mettre à notre service. Utiliser au mieux leurs capacités de filtrage, de délégation…. Un exemple concret : pour assurer le suivi d'un dossier qui ne nécessite pas de s'y consacrer à l'instant T, il est possible d'utiliser un système d'alerte qui nous rappellera au moment T+1 qu'il est temps de se pencher dessus. Mais au moins entre T et T+1, notre esprit n'aura pas été perturbé par ce dossier. Autre écueil à éviter pour ne pas tomber dans l'inefficacité : l'addiction à certain de ces outils. Combien de personnes se jettent sur la messagerie dès qu'elles entendent le bip sonore annonçant l'arrivée d'un nouveau message. Grave erreur !


10) Quels sont vos petits "trucs" personnels qui ont boosté votre efficacité ?
Ils sont tout simples mais efficaces : attribuer une place pour chaque chose et remettre celle-ci à sa place une fois que je n'en ai plus l'usage. En fin de journée, faire un bilan de mon activité quotidienne et penser au lendemain. A la fin d'une session de ma messagerie électronique, faire en sorte que celle-ci soit vide car tous mes mails auront été répondus, classés, planifiés ou jetés. Attribuer un temps défini pour certaines tâches. Je vais vous citer un exemple : un magazine m'avait demandé de rédiger régulièrement des chroniques, comme cela me prenait beaucoup de temps, j'étais prêt à abandonner. Mais comme ces chroniques étaient intéressantes et bénéfiques pour mon activité, j'ai décidé de me fixer un temps raisonnable à y consacrer (1/2 journée par mois) et j'ai pu ainsi continuer à rédiger mes chroniques !


11) Travailler efficacement, pourquoi n'est-ce pas naturel ?
Ce qui est naturel, c'est que les gens cherchent à reproduire des habitudes de travail mais pas à les remettre en question même si elles ne sont plus adaptées ni à leur environnement, ni à leur situation, ni à leur âge, ni à leurs objectifs. Par exemple, un étudiant aura pris l'habitude de prendre son temps pour discuter, réfléchir avant d'accomplir son travail. Or, quand il entrera dans la vie active, il n'aura plus tout ce temps ! Il faudra donc qu'il apprenne à changer sa manière de faire. Il existe heureusement ceux que j'appelle des champions de l'organisation. Ce sont des personnes qui ont pris l'habitude de se remettre en question : pour faire plus et plus efficacement.



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